Hai tiếng thành hai giây

Hồi làm ở AhaMove, mỗi sáng thứ hai tôi mất gần hai tiếng để tổng hợp thông tin khách hàng. Copy từ sheet này sang sheet kia, lọc, format, gửi mail. Tuần nào cũng vậy. Công việc không khó, chỉ lặp đi lặp lại đến mức tôi có thể làm trong lúc ngủ gật giật giật.

Rồi tôi viết một script nhỏ bằng Google Apps Script. Mất một buổi chiều. Từ đó, thứ hai sáng mở máy, data đã nằm sẵn trong inbox. Hai tiếng thành hai giây.

Google Apps Script nói đơn giản là JavaScript chạy trên Google Workspace. Viết trong trình duyệt, không cần cài gì. Nó nối được với Gmail, Sheets, Calendar, Drive. Ai biết chút JavaScript là viết được.

Ở AhaMove, on-demand delivery thay đổi liên tục. Số đơn mỗi ngày khác nhau, tài xế khác nhau, khu vực khác nhau. Team cần forecast nhanh để điều phối. Tôi viết script kéo data từ nhiều sheet, chạy forecast đơn giản, rồi tự gửi kết quả vào Tele mỗi sáng. Không fancy, nhưng team không phải ngồi chờ report nữa, quá đã.

Bắt đầu thì dễ. Mở Google Sheets, vào Extensions, chọn Apps Script. Viết thử cái này:

function sendEmail() {
  var recipient = 'example@example.com';
  var subject = 'Hello from Apps Script';
  var body = 'This is a test email sent from Google Apps Script.';
  GmailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}

Chạy xong thấy email thật gửi đi, lúc đó mới thấy thích. Từ đó viết thêm đủ thứ. Script đọc data từ Sheets, script tự tạo report, script gửi reminder. Có lần team cần làm gamification cho tài xế, tính milestone, xếp hạng, cộng điểm thưởng. Data nằm trong Sheets, logic tính toán viết bằng Apps Script, kết quả tự xuất ra slide để trình bày mỗi tuần. Không ai phải ngồi làm tay.

function readSheetData() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  Logger.log(data);
}

Không phải tool nào cũng cần phức tạp. Phần lớn automation tôi viết ở AhaMove dưới 50 dòng code. Giải quyết một việc, tiết kiệm vài tiếng mỗi tuần. Nhỏ, nhưng nhỏ x 52 tuần thì không nhỏ nữa.

Muốn học thêm thì Google có tài liệu khá đầy đủ ở trang chủ Apps Script và kênh YouTube Google Developers. Nhưng lời khuyên thật sự là: đừng học để học. Tìm một việc lặp đang làm mỗi tuần, viết script thay. Lúc đó mới thấy nó có ích.